Olvasd el sorozatunk többi cikkét:

• 1. rész – Mi az a remote csapat (és miért imádjuk a Furthernél)?
• 2. rész – Hogyan vegyünk fel új remote csapattagot?
• 3. rész – Hogyan építsünk remote vállalati kultúrát?
• 4. rész – Hogyan motiváljuk magunkat, ha távmunkában dolgozunk?
• 5. rész – Működhet-e sikeres távkapcsolat egy céges környezetben?
• 6. rész – Hatékony home office a gyerekek mellett? Mutatjuk, hogyan!

Egy előző cikkben bemutattuk a remote munka számos előnyét és a buktatóit is. Most lássuk mitől válik egy remote csapat igazán összetartó csapattá.

Az erős vállalati kultúrát gyakran figyelmen kívül hagyják, függetlenül attól, hogy fizikai vagy virtuális irodáról van szó. Egy cég olyan emberek egységéből tevődik össze, akik nagyobb célok-javak érdekében dolgoznak. Minél nagyobb a kollégák közötti összhang, annál könnyebben megy a közös munka.

Nincs olyan vállalkozás, amely erős munkavállalói elkötelezettség és belső kultúra alapja nélkül növekedni tudna. Az alkalmazottaknak kényelmesen és magabiztosan kell érezniük magukat a pozitív vállalati kultúra kialakulásához.

Íme néhány tipp a sikeres céges távkapcsolat kialakításához:

Semmi nem helyettesíti a személyes találkozást

A home office egyik hátulütője a személyes találkozók hiánya. A négyszemközti beszélgetéseket felváltják az e-mailek, telefonhívások, chat beszélgetések, ahol a nonverbális jelek hiánya miatt nehezebben értelmezhetőek az üzenetek. A levelek amiket mások felé küldünk nem mindig érnek úgy célba ahogy azt mi szeretnénk. A befogadó sokszor máshogy kódolja az információkat így rendkívül gyakoriak a kommunikációs félreértések.

A személyes találkozások és a minőségi idő eltöltése a csapattal felbecsülhetetlen értékű számunkra. A kötelékek, amelyeket a személyes beszélgetések során jönnek létre, erősek és tudatosan dolgozunk a fejlesztésükön egész évben. A szemtől szembeni beszélgetések során jobban megértjük a másik személy gondolkodását. Ezek a személyesen eltöltött időszakok rendkívül hasznosnak bizonyulnak majd a virtuális térben is.

Stand-up meetingek

A meetingek elengedhetetlenek egy remote csapat életében. A stand-up meeting mára már bevett szokás az IT szektorban, de sok más területen is hasonló hatékonysággal lehet alkalmazni. Azért nevezik stand-up meetingnek, mert közben minden csapattag áll. Hogy miért kell álljanak? Pszichológiai magyarázata van, egyszerűen állás közben mindenki rövidebbre fogja a mondanivalóját.

Nem is cél a hosszú beszámoló. Ha olyan probléma merül fel, amit részletesen át kell beszélni, arra egy külön meetinget kell szervezni. A stand-upnak annyi a célja, hogy segítsen minden résztvevőnek átlátni egy projekt jelenlegi állapotát és haladását.

A Furthernél minden nap egy 10 perces videó hívással indítjuk a napot, amiben elmondjuk, hogy meddig sikerült haladnunk a munkánkkal előző nap, milyen feladatok vannak betervezve mára és elakadtunk-e valamivel.

Ezen felül, minden projekt lezárásaként tartunk egy úgynevezett retrospektív meetinget, ahol kiértékeljük az adott projektet. Összegezzük, hogy mivel haladtunk jól és miben lehetne javítani, hogy legközelebb még hatékonyabbak legyünk.

Videóhívások

A videóhívás remek lehetőség lehet arra, hogy áthidaljuk a távolság által létrejött szakadékot. Ez a fajta kommunikációs forma sokkal személyesebbé teszi a kollégák közötti információáramlást. Ha gyakran látjuk a kollégáinkat, az elősegíti a kapcsolatépítést és személyesebbé teszi a beszélgetéseket.

Emellett abban is segít a videó hívás, hogy egymásra összpontosítsunk. Ha tudjuk, hogy a többiek is látnak minket, kétszer meggondoljuk, hogy közben a Facebook hírfolyamot görgetjük-e vagy sem.

1-on-1 beszélgetések

Ügyeljetek arra, hogy havonta legalább egy olyan videohívást vagy hanghívást biztosítsatok, ahol a csapat tagjai négyszemközt beszélhetnek a cégvezetővel vagy felettesünkkel. Ez lehetővé teszi számukra, hogy feltegyék azokat a kérdéseket, amelyeket e-mailben vagy csoportos beszélgetésekben nem volt lehetőségünk feltenni. Ez egy nagyszerű esély arra is, hogy a csapat tagjai olyan fejlesztéseket javasoljanak, amelyeket féltek mások előtt megfogalmazni.

A feladathoz megfelelő eszköz kiválasztása

A közhiedelemmel ellentétben az eszközök igenis számítanak. Számos olyan eszköz létezik, amely segít a szervezésben és megkönnyíti egy remote csapat munkáját.

A Further-nél a Slack-et használjuk kommunikációs csatornaként, amely a piac egyik legjobb kommunikációs eszköze remote csapatok számára. Segítségével a világ bármely tájáról üzenhetünk egy kollégának, fájlokat oszthatunk meg, amihez megjegyzéseket is fűzhetünk. Különböző projektek számára egyedi csevegőcsatornát hozhatunk létre, ezzel is megkönnyítve a szerveződést.

Csevegés

A virtuális csapatok vezetésekor lehetetlen ugyanolyan szintű spontaneitást fenntartani, mint a hagyományos irodai munkahely esetén. Egy csevegőszobában azonban továbbra is folytathatunk beszélgetéseket, csakúgy mint ahogy azt az irodai ebédlőben tennénk.

A Slack biztosít egy watercooler csevegőszobát, amivel helyettesíteni próbáljuk az irodai csevegéseket. Itt osztjuk meg a hobbijainkat, érdeklődési körünket, személyes élményeiket és céljaikat. Ezek a beszélgetések arra ösztönzik az alkalmazottakat, hogy megismerjék egymást és személyesen kötődjenek egymáshoz. Ahogy az alkalmazottak kapcsolatokat építenek kollégáikkal, a motivációjuk és termelékenységük növekszik. A fokozott kommunikáció és egymás jobban megismerése kedvezőbb munkakörnyezetet teremt.

Megosztott virtuális feladatlisták

Egy remote csapatban gyakran megesik, hogy több időzónában is dolgozunk, így néha kihívást jelenthet, hogy mindenki naprakész legyen a megosztott projektekkel. A virtuális feladatlistákkal azonban csapatunk számára sokkal átláthatóbb lesz az összes feladat listája az állapotukkal együtt, ami egyszerűvé teszi a munka megosztását és mindenki tájékoztatását.

Mi a productive.io-ot használjuk ami lehetővé teszik a fájlok küldését, a jegyzetek megosztását és a róluk folytatott beszélgetéseket. Bárki láthatja, hogy milyen munkafolyamatok zajlanak és hogy ki min dolgozik.

Személyes találkozások

A többszöri személyes találkozások elengedhetetlenek egy egészséges és erős csapat épitéséhez. Az éves csapatépítések nagyszerű alkalmak a már kialakult kollegiális kapcsolatok megerősítésére.

A Furthernél már hagyomány lett a fél éves csapatépítők megszervezése.

A céges csapatépítés általában minden év első heteiben történik, amikor a találkozó központjában a közös fejlődés, a kisebb-nagyobb sikerek megünneplése és a kollektív célok kitűzése áll. Természetesen a csapatépitő játékok és a szórakozás sem maradnak ki.

A családos csapatépítésre a nyár utolsó heteiben kerül sor, amikor megismerjük, hogy milyenek is a kollégáink a magánéletben férjként/feleségként vagy akár apaként/anyaként.

A bizalom kiépítésének egyik kulcsa, a minőségi kommunikációra való összpontosítás és a munkavállalóktól kapott visszajelzés megfelelő értelmezése.

Egy egységes, erős csapat csodálatos dolgokat hozhat létre. Annak ellenére, hogy a remote csapatoknak megvannak az egyedi kihívásai. Egy egységes csapat egyesülhet a céljaiban és eredményes lehet a projektekben.