Mikor felmerül a digitális transzformáció (DX) szükségessége, az egyik első kérdés az szokott lenni, hogy mekkora lesz a bevezetéshez szükséges befektetés? Amit viszont ennél sokkal ritkábban teszünk fel magunkban az, hogy mennyibe kerül minden egyes nap, hét vagy hónap, amit a döntés halogatásával töltünk el?

A halogatásnak különböző okai lehetnek: úgy érezzük a jelenlegi rendszereink elegendőek a működéshez, félünk a változástól vagy egyszerűen nem tudunk dönteni a lehetőségek között.

Abba viszont nem gondolunk bele, hogy a döntés elhalasztása önmagában is már egy döntés amit meghoztunk. Ez a döntés pedig az, hogy továbbra is idejétmúlt rendszerek, Excel táblázatok és elpazarolt munkaórák árán oldjuk meg a mindennapi ügyvitelt. Ez pedig egyenesen arányosan befolyásolja a cégünk hatékonyságát és nyereségességét.

Legtöbb cégvezető és döntéshozó tudja, hogy mennyire fontos a cége hatékonyságának a növelése. Mégis éveken keresztül tudják a digitális transzformációt halogatni: legyen az egy vállalatirányítási rendszer, de ugyanez igaz egy CRM szoftverre vagy akár a vásárlók viselkedésének követésére IoT rendszerek segítségével. De miért is?

A halogatás okai

A váltás melletti érvek nem elég meggyőzőek

Meglepően sok kicsi, de növekvő vállalkozás úgy gondolja, hogy nem érettek meg még egy ilyen lépésre. Az Aberdeen Group kutatása szerint, a növekvő vállalkozások 49%-a például úgy gondolja, hogy "túl kicsik" egy ERP rendszerhez.

Bár kétségkívül létezik egy olyan szint, ahol egy ERP rendszer bevezetése több erőfeszítéssel jár, mint haszonnal, ez a réteg egyre szűkül. Manapság egyre több ERP szolgáltató ajánlatában megtalálhatóak olyan megoldások amik a KKV-k igényeire vannak szabva.

A válaszadók 26%-a úgy gondolja, hogy ERP rendszer nélkül is hatékonyak voltak a múltban, de a jövőben már terveznek egy bevezetést. Érdekesebb adat viszont az, hogy 23%, úgy gondolja, hogy a közeljövőben sem lesz szükségük egy vállalatirányítási rendszerre.

Ezek a vállalkozások nagy valószínűséggel nem látják, hogyan korlátozzák őket a jelenlegi rendszereik és a technológiai felkészültségük. Ez jól látszik abból, hogy a válaszadók többsége valamilyen üzleti kihívással küszködik:

A növekvő vállalkozással szemben állnak azok a régebbi piaci szereplők, akik már használnak üzleti szoftveres rendszereket, de ezek már nem szolgálják ki a változó üzleti igényeket.

A vállalatirányítási rendszerek lecserélése egy nagyon komplex, erőforrás- és időigényes feladat, ezért legtöbb döntéshozó addig halogatja ezt a döntést amíg csak lehetséges. Sajnos azzal legtöbbször nem számolnak, hogy minél később teszik meg ezt a lépést, annál nagyobbak lesznek a váltással járó költségek is, hiszen az évek alatt:

• Egyre nagyobb mennyiségű adat halmozódik fel, amit át kell emelni az új rendszerbe;
• A technológia egyre inkább elavul, nehezebb lesz szakembereket találni akik a rendszer átvilágítását elvégzik;
• Változnak az üzleti igények is, amiket a rendszer nem tud leképezni, ezért ad-hoc megoldások születnek. Ezek idővel berögzülnek, az "elfelejtésük" és helyes folyamatok betanítása pedig egy hosszú folyamat.

De mikor lesz egy rendszer idejétmúlt és mikor érik meg egy cserére vagy frissítésre? Az Aberdeen Group kutatásából az is kiderül, mi készteti a vállalkozásokat a váltásra:

Ezen a ponton megjegyezném, hogy egy ERP bevezetés nem egyenlő a digitális transzformációval. Bár gyakran egy ERP rendszer kiválasztása és bevezetése része lehet egy DX projektnek, az utóbbi sokkal mélyebb szinten foglalkozik az üzleti folyamatokkal és a vállalati kultúrával is. Ettől eltekintve, a halogatás okai gyakran megegyeznek és ezt a tényt a fenti számok is jól illusztrálják.

Hiányoznak a bevezetéshez szükséges kompetenciák

Egy másik ok amiért sokan halogatják egy új rendszer bevezetését, az, hogy hiányoznak a megfelelő kompetenciák a cégen belül.

Ilyen kompetencia lehet a megfelelő változásmenedzsment, az üzleti folyamatok átvilágítása és átszervezése vagy akár az IT infrastruktúra megszervezése.

Egy elengedhetetlen személy egy DX projekt esetén a dedikált projektfelelős. Az ő felelőssége lesz a bevezetési projekt sikeressége és a napi ügyvitel zökkenőmentes működése. A feladatai közé tartozik a projektcsapat összeállítása, a részlegeken átívelő kommunikáció biztosítása, illetve a feladatok kiosztása és számonkérése. Éppen ezért rendkívül fontos, hogy ez egy olyan személy legyen akinek direkt kapcsolata van a vezetőséggel és teljeskörű felhatalmazást kapott tőlük a projekt hatáskörére.

A jó hír, hogy ezeket a kompetenciák nem szükséges házon belül megoldani, könnyen kiszervezhetőek tanácsadó partnereknek. A külsős tanácsadók bevonása azzal az előnnyel is jár, hogy olyan mennyiségű tapasztalatot és tudást hoznak magukkal, amit csak hosszú időn keresztül és saját hibákból tanulva tudna egy szervezet elsajátítani.

Változással szembeni ellenállás

A Deloitte tanácsadó cég felmérése szerint az új rendszerek bevezetésének első számú akadálya a változással szembeni ellenállás. A válaszadók mintegy 82%-a az alkalmazottak által tanúsított ellenállást nevezte meg a projekt bukásának egyik fő okaként.

Az emberi agy úgy van programozva, hogy megvédjen minket a hirtelen változástól. Sokan attól tartanak, hogy a folyamatok digitalizációjával a munkájuk megszűnik és redundánssá válik.

Egy felelősségteljes DX projekt szerves része a változásmenedzsment. Figyelembe kell venni az esetleges munkahelyek megszüntetését és ki kell dolgozni egy stratégiát, hogy hogyan lehet ezeket a pozíciókat egy új, értékteremtő pozícióvá alakítani.

Ennek elengedhetetlen része a munkaerő átképzése. Manapság a gépek egyre több munkakört képesek részben vagy egészében elvégezni emberi beavatkozás nélkül, ezért érdemes az ú.n. soft-skilleket fejleszteni a munkatársaknál, amelyek sokkal időtállóbb készségek mint a technikai kompetenciák.

A változásmenedzsment alapfeltétele pedig, hogy a projekt során létesítsünk és folyamatosan fenntartsunk egy nyílt kommunikációs csatornát a vezetőség és az alkalmazottak között, az érintetteket értesítsünk a projekt minden lépéséről.

Az ellenállás egyik másik kifejtő oka az emberi kényelem. Hajlamosak vagyunk beleszürkülni a megszokott munkafolyamatokba, legyen az egy manuális adatbevitel vagy akár több szoftver párhuzamos használata egy adott probléma megoldására.

Ezeknek az archaikus rendszereknek a működtetéséhez kapcsolódó erőforrásokat viszont sokkal hatékonyabban és profitábilisabban is felhasználhatnánk. De ha valami eddig is működött, akkor minek változtatni?

Ha szembesültünk már ilyen helyzettel, akkor a megoldás az, hogy elérjük, hogy a leendő felhasználók érzelmileg is elköteleződjenek a projekt iránt. Tekintsünk rájuk úgy, mint bármelyik másik stakeholderre:

• Kérjük ki a véleményüket a döntéshozási és tervezési szakaszban: bizonyosodjunk meg arról, hogy minden felhasználói csoportnak a képviselője részt vesz a tárgyalásokon. Tartsunk velük is stakeholder interjúkat, derítsük ki mik a fájdalompontjaik és nyomógombjaik.
• Tegyük világossá mi a vízió: magyarázzuk el minden érintettnek, hogy mi a "nagy terv" és mi az ő szerepük a stratégia kivitelezésében. A felelősségtudat erősítésével elérhetjük, hogy a munkatársak egyszerű elszenvedőkből a projekt szószólóivá váljanak a szervezeti struktúra minden szintjén.

Időigényesség

Hosszútávon kétségkívül rengeteg időt tudunk megtakarítani cégünk digitális transzformációjával. De egy ilyen projekt kezdeti fázisai számottevő időt igényelnek minden résztvevőtől.

Az üzleti folyamatok elemzése, szervezetfejlesztés, képzések, IT rendszerek kiválasztása és bevezetése mind több hónapos, vagy akár több éves feladatok. Ráadásul nem is egy egyszeri időbefektetést, hanem legtöbbször egy konstans erőfeszítést igényel, hogy ezek a folyamatok és rendszerek versenyképesek maradjanak.

Azzal is érdemes számolni, hogy a DX projektre rászánt idő valószínüleg érezhető hatást fog gyakorolni a termelékenységre is, így kieső jövedelemmel is számolni kell.

Annak érdekében, hogy minimalizáljuk ezeknek a kieséseknek a hatását, készítsünk egy pontos úti tervet, hogy milyen mérföldköveket, hogyan és mikorra érünk el. Emellett érdemes tanácsadói szinten olyan külsős partnereket bevonni, akiknek van piacspecifikus tapasztalatuk egy hasonló projekt keretein belül.

Magas költségek

Kétségkívül egy DX projekt összköltsége az egyik legjelentősebb kiadás lesz egy cég életében. Ezért már eleve a kezdeti költségek hallatán sok döntéshozó megnyomja a STOP gombot.

Ez még mindig egy jobb eset, mintha valaki mégis belevág egy ilyen projektbe, csupán a kezdeti befektetést mérlegelve. Egy DX projektre nem tekinthetünk egyszeri befektetésként, hiszen ennek egy folyamatos törekvésnek kell lennie. A továbbképzések és szervezetfejlesztés, illetve az IT infrastruktúra karbantartása és frissítése mind tipikus visszatérő költségek.

Erre a legjobb megoldás az, ha az elején készítünk egy átfogó költség-haszon elemzést. Határozzuk meg mik azok a pontok ahol a legmagasabb hatékonyságnövekedést tudjuk elérni és ezekre koncentráljuk. Ne engedjük, hogy számunkra fölösleges "presztízs funkciókra" költekezzünk.

Mások számára inkább a nehezen kiszámítható megtérülés okoz fejfájást. Egy új gyártósor telepítése esetén például pontosan ki tudjuk számolni annak a megtérülését időben, hiszen tudjuk, hogy mennyivel több terméket tudunk egy nap alatt legyártani.

Mivel egy DX projekt sokkal absztraktabb ennél, a megtérülést is sokkal nehezebb kiszámolni. Elsősorban azért, mert a kvalitatív megtérülés, gyakran sokkal nagyobb a kvantitatív megtérülésnél. Várjunk… micsoda a minél?

Digitális transzformáció esetén fontos megkülönböztetni két megtérülést:

• Kvalitatív ROI (return on investment): ebbe a kategóriába tartoznak a nem, vagy csak nehezen számszerűsíthető tételek, amik a digitális kultúra járulékai, mint például a felhasználók érzelmi elköteleződése vagy a vállalat innovációs kézségének fejlesztése.
• Kvantitatív ROI: ezek a könnyen forintosítható tételek, mint például a befektetés mértéke, az automatizálásnak köszönhetően megtakarított munkaórák száma vagy a magasabb vásárlói élmény és visszatérő vásárlók száma.

De hogyan tudjuk kiszámítani a semmittevés árát?

A semmittevés ára

A semmittevés árát tulajdonképpen 2 tényező különbségeként lehet kiszámítani.

Az első ilyen tényező az új rendszerek ROI (return on investment) értéke, amiről már az előbb esett szó. Ez a projekt megtérülési rátája. Az ROI kiszámítására van egy képlet, amivel könnyen kiszámolható:

A TCO a fenti képletben nem más, mint a total cost of ownership, vagyis projekt teljes élettartamára számolt költségek. Egy DX projekt esetében ebbe beletartozik többek között a projektbe belefektetett munkaidőnk, a tanácsadói díjak, képzések és a különböző rendszerek bevezetési díjai.

Fontos viszont, hogy ne csak az egyszer díjakkal kalkuláljunk, hanem a visszatérő költségekkel is, mint például egy IT rendszer teljes élettartamára vetített karbantartási és support költségekkel is.

A hasznot már egy fokkal nehezebb számszerűsíteni. Ebben belekalkulálhatjuk az automatizmusoknak köszönhetően megtakarított munkaórákat, a megnövekedett gyártási kapacitást, az alacsonyabb selejt arányt vagy a jobb ügyfélélménynek köszönhetően magasabb eládásokat.

Térjünk vissza a cikk elején említett Aberdeen Group által végzett felmérésre. Azok a cégek, akik meglépték az ERP bevezetést vagy frissítést, számos területen jobb számokat értek el mint azok, akik nem tettek semmit. Csökkent a vevők forgási ideje, nőtt az időben átadott projektek száma, leltár pontossága és az ügyfélelégedettség is. Az adatokhoz való hozzáférés pedig segítették a csapatokat, hogy informált döntéseket tudjanak hozni.

Most pedig egy kis matek!

Tegyük fel, hogy a digitális transzformációs folyamattól 50 millió Ft hasznot remélünk évente. Ha az 1 évre levetített TCO 20 millió Ft., akkor az ROI 1.5x lesz. Azaz az egy év alatt befektetett összeg másfélszeresét tudjuk megtakarítani.

Természetesen mivel a kezdeti költségek magasabbak szoktak lenni, ezért ha nem vetítjük le a TCO-t egy évre, az első 1-2 évben lehet nem lesz még megtérülés, de a későbbi években ez kiegyenlítődik.

Számszerűsíteni is lehet az ROI-t, ha elhagyjuk a nevezőt: Haszon - TCOúj. Így 30 millió Ft-os értéket kapunk, azaz befektetés után ennyivel több megtakarítás marad a bankszámlaszámon, mintha nem tettünk volna semmit.

A második tényező pedig a meglévő rendszerek éves fenntartási költsége. Mennyi erőforrás szükséges ahhoz, hogy ezeket a rendszereket tovább működtessük? Ehhez érdemes még hozzávenni, főleg IT rendszerek esetén, hogy 1 év alatt mekkor plussz technikai adósságot halmozunk fel. Vagy akár azt, hogy 1 év alatt mekkora mennyiségű adatot gyártunk, amit később majd az új rendszer követelményei szerint fel kell dolgozni.

A fenti két tényezőt számításba véve, ki is tudjuk számítani a semmittevés árát:

A már említett számításnál maradva, tegyük fel, hogy a jelenlegi rendszerek éves fenntartási költsége 5 millió Ft. Ehhez adjuk hozzá a kimaradó ROI-t, megkapva a végösszeget amitől elesünk, ha nem teszünk semmit: évi 35 millió Ft.

Következtetések

• Bár különböző okok miatt a semmittevés biztonságos lépésnek tűnhet a jelenlegi helyzetünkben, hosszú távon csak egyre jobban eltávolít a kitűzött céljainktól.
• Bár egy DX projekt szükségessége megítélhető pusztán a pénzbeli befektetés alapján, a döntéshozatalkor érdemes a kvalitatív megtérülést is szem előtt tartani: mekkora változást hozhat egy digitális kultúra a napi rutinba és mennyire lesz elkötelezett a csapatunk?
• Mindig tervezzünk a jövőre: az új rendszereink ki kell elégítsék úgy a mai, mind az 5 éven belüli üzleti funkciókat és igényeket.
• A megfelelő partnerek segítenek a digitális transzformációs úton, emellett több tucat projekttel a hátuk mögött, olyan tapasztalattal és tudással járulnak hozzá a projekt sikeréhez, ami csak rengeteg próbálkozás és bukás árán lehet megszerezni.